Jak na archivaci důležitých dokumentů

Pořádek v dokumentech a jejich správné uložení jsou pro firmu nezbytné, archivace se totiž řídí zákony. Každému vyhovuje při třídění a archivaci něco jiného a může si vybírat, jaké složky, šanony, boxy využije.

Druhy třídicích a archivačních pomůcek
V současné době je v nabídce celá řada pomůcek, které uspokojí i ty nejnáročnější požadavky na uložení a ochranu dokumentů. Využít můžete pákové pořadače, desky, rychlovazače, prospektové obaly, podpisové knihy, obaly na dokumenty a další. Důslednou archivací si práci také zpříjemníte a zjednodušíte, v dokumentech se budete hladce orientovat a žádná kontrola vás nezaskočí.
 

Pořadače
Pro roztřídění a uložení dokumentů slouží různé pořadače. Mohou být vyrobeny z papíru nebo odolnějšího plastu v různých barvách. Uchycení papírů v pořadači zajistí pákový mechanismus, dva nebo čtyři rozevíratelné kroužky.

Desky a rychlovazače
Levným řešením pro zakládání dokumentů jsou levné papírové desky a papírové rychlovazače. Plastové desky a rychlovazače více vydrží a dokumenty ochrání třeba při cestách za obchodními partnery. Díky papírovým deskám s klipem můžete pohodlně psát kdekoli v terénu, vestoje nebo na koleně. V nabídce jsou také spisové desky, spínací lišty, desky zavíratelné tkanicí, gumičkou či rychlosvorkou. Pro prezentaci dokumentů se hodí katalogové knihy.
 

Kolín chce cyklodům za miliony. Vyplatí se to vůbec?

Obaly
Papírové dokumenty ochráníte před poškozením prospektovými obaly. Plastové obaly a desky na dokumenty s europerforací se dají pohodlně zavřít do šanonu. Těchto obalů je více typů – vyrábějí se jednoduché obaly i pevnější desky na více dokumentů.

Archivační systémy
Zpracované doklady a dokumenty se ze zákona musí nějaký čas archivovat. Udržovat pořádek a přehlednost není vždy jednoduché. Práci v archivu a dokonalý přehled zajistí archivační krabice, stojany a archivační spony. Do krabic se pohodlně vejdou celé šanony či samostatné papíry.

Jak archivovat zákonem stanovené dokumenty
Povinnosti fyzických i právnických osob v oblasti archivace dokumentů jsou uvedeny v zákonu č. 499 Sb. o archivnictví a spisové službě. Zde přinášíme stručný přehled:

• Účetní doklady

- účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let
 

• Daňové doklady

- 10 let
 

• Personální doklady

- stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
- mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let
- u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let

Nastudujte si pečlivě zákony o archivaci a podle svých možností vyberte takové archivační pomůcky, které vám pomohou udržet přehled a pořádek v kanceláři. Jenom tak budete moci kdykoliv na požádání vyhledat potřebný dokument.