Jak na archivaci důležitých dokumentů

Pořádek v dokumentech a jejich správné uložení jsou pro firmu nezbytné, archivace se totiž řídí zákony. Každému vyhovuje při třídění a archivaci něco jiného a může si vybírat, jaké složky, šanony, boxy využije.

Druhy třídicích a archivačních pomůcek
V současné době je v nabídce celá řada pomůcek, které uspokojí i ty nejnáročnější požadavky na uložení a ochranu dokumentů. Využít můžete pákové pořadače, desky, rychlovazače, prospektové obaly, podpisové knihy, obaly na dokumenty a další. Důslednou archivací si práci také zpříjemníte a zjednodušíte, v dokumentech se budete hladce orientovat a žádná kontrola vás nezaskočí.
 

Pořadače
Pro roztřídění a uložení dokumentů slouží různé pořadače. Mohou být vyrobeny z papíru nebo odolnějšího plastu v různých barvách. Uchycení papírů v pořadači zajistí pákový mechanismus, dva nebo čtyři rozevíratelné kroužky.

Desky a rychlovazače
Levným řešením pro zakládání dokumentů jsou levné papírové desky a papírové rychlovazače. Plastové desky a rychlovazače více vydrží a dokumenty ochrání třeba při cestách za obchodními partnery. Díky papírovým deskám s klipem můžete pohodlně psát kdekoli v terénu, vestoje nebo na koleně. V nabídce jsou také spisové desky, spínací lišty, desky zavíratelné tkanicí, gumičkou či rychlosvorkou. Pro prezentaci dokumentů se hodí katalogové knihy.
 

Obaly
Papírové dokumenty ochráníte před poškozením prospektovými obaly. Plastové obaly a desky na dokumenty s europerforací se dají pohodlně zavřít do šanonu. Těchto obalů je více typů – vyrábějí se jednoduché obaly i pevnější desky na více dokumentů.

Archivační systémy
Zpracované doklady a dokumenty se ze zákona musí nějaký čas archivovat. Udržovat pořádek a přehlednost není vždy jednoduché. Práci v archivu a dokonalý přehled zajistí archivační krabice, stojany a archivační spony. Do krabic se pohodlně vejdou celé šanony či samostatné papíry.

Jak archivovat zákonem stanovené dokumenty
Povinnosti fyzických i právnických osob v oblasti archivace dokumentů jsou uvedeny v zákonu č. 499 Sb. o archivnictví a spisové službě. Zde přinášíme stručný přehled:

• Účetní doklady

- účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let
 

• Daňové doklady

- 10 let
 

• Personální doklady

- stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
- mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let
- u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let

Nastudujte si pečlivě zákony o archivaci a podle svých možností vyberte takové archivační pomůcky, které vám pomohou udržet přehled a pořádek v kanceláři. Jenom tak budete moci kdykoliv na požádání vyhledat potřebný dokument.