Interní a externí účetní: Co je pro vaši firmu nejlepší?
Každá firma, malá i velká, řeší stejnou otázku – kdo bude zodpovědný za vedení účetnictví a mzdovou agendu? Měli byste si najmout vlastní účetní, nebo se spolehnout na externí společnost? Odpověď není univerzální. Záleží na vašich potřebách, rozpočtu a preferencích. V tomto článku si rozebereme, jaké jsou rozdíly mezi interní a externí mzdovou účetní, jaké jsou nejznámější výhody i nevýhody, a pomůžeme vám se rozhodnout.
Co dělá mzdová účetní?
Ačkoliv se může zdát, že mzdová účetní "jen" počítá mzdy, ve skutečnosti jde ve firmě o velmi důležitou roli s mnoha odpovědnostmi. Pokud je účetnictví ve firmě vedeno správně, zajistíte tak nejen včasné připsání výplat na účet, ale také ochráníte citlivé osobní údaje vašich zaměstnanců a to vše podle legislativy.
Hlavní povinnosti mzdové účetní:
- Zpracování mezd od hrubé mzdy po konečnou výplatu na účty zaměstnanců
- Evidence docházky a bonusů – správné zaúčtování odpracovaných hodin, příplatků a benefitů
- Daně a odvody – odvod zdravotního a sociálního pojištění a daně
- Práce s citlivými údaji – dodržování GDPR a ochrana osobních informací
- Komunikace s úřady – daňový úřad, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny
Interní mzdová/ý účetní
Výhody interní mzdové účetní
Hlavní výhodou je, že vám účetní doslova sedí ve firmě, máte ji blízko a můžete s ní v případě potřeby konzultovat veškeré změny či dotazy. Účetní se tak stává mnohem flexibilnější a vy můžete agilně upravovat mzdy, bonusy či benefity dle aktuálních potřeb. Dalším důvodem, proč chcete mít účetní jako součást interního týmu je fakt, že vám veškeré citlivé informace o firmě a jejich zaměstnancích zůstávají ve firmě a neputují ven.
- Rychlá komunikace a dostupnost
- Kontrola nad daty
- Flexibilita
Nevýhody interní mzdové účetní
Zaměstnávat účetní na plný úvazek se může firmě dost prodražit. S tím souvisí také potřeba neustálého vzdělávání, které je potřeba účetní hradit v plné výši. Legislativa se totiž i několikrát do roka mění a účetní musí držet krok. Velký problém může taky nastat ve chvíli, kdy účetní onemocní nebo odejde. Pokud účetnictví celé firmy spravuje jedna osoba riskujete tím velké komplikace, pokud nemáte vyřešenou zastupitelnost.
- Vysoké náklady
- Nutnost neustálého vzdělávání
- Závislost na jednom člověku
Tip: Neméně důležitý je také výběr vhodného personálního systému, který vám usnadní správu mezd a zajistí přesnost výpočtů. Mezi oblíbené systémy patří například Vema (https://www.vema.cz/cs/personalni-system), který nabízí komplexní řešení pro mzdovou agendu a personalistiku, včetně automatizace procesů a souladu s aktuální legislativou.
Externí mzdová účetní
Výhody externí mzdové účetní
Za externí mzdovou účetní zaplatíte méně, jelikož narozdíl o inhouse platíte jen za skutečně odvedenou práci na mzdách. Další výhodou je, že externí mzdové účetní jsou většinou skutečné specialistky na mzdy, a proto by měly mít pod palcem nejnovětší legislativní změny a pod. Pozitivní také je, že externí mzdové účetní jsou většinou součástí specializovaných firem, které se na účtování mezd zaměřují, a proto je lépe pořešený kontrolní systém a zastupitelnost v případě odchodu či nemoci.
- Nižší náklady
- Expertní znalosti
- Nižší riziko chyb a zastupitelnost
- Nevýhody externí mzdové účetní
Tím, že nemáte účetní ve stejné budově, musíte se spoléhat na komunikaci na dálku a s tím spojené delší čekací doby odpovědi. Oproti interní účetní se rozhodně musíte připravit na nižší flexibilitu a agilnost. Musíte se také připravit na to, že sdílíte vysoce citlivé informace o vaší firmě s 3. stranou, a proto byste měli dbát na zajištění bezpečnosti dat.
- Menší kontrola nad procesy
- Riziko sdílení citlivých údajů
- Méně flexibility
Pokud jste malá nebo střední firma a chcete ušetřit, externí účetní bude lepší volbou. Naopak, pokud potřebujete flexibilitu, kontrolu nad daty a rychlou reakci, interní účetní dává větší smysl.
Nejlepší řešení? Kombinace. Například si ponechat interní účetní na každodenní operace a externí firmu na komplexnější procesy nebo audity.
