Živnostníci mohou ušetřit, když přestanou dělat chyby ve fakturaci. Jak zbytečně nepřicházet i o desítky tisíc?

Na konci roku 2020 v Česku oficiálně podnikalo přes milion osob samostatně výdělečně činných. Až tři čtvrtiny z nich podle statistik firem nabízejících chytré účetní aplikace a nástoje, využívají nějakou formu elektronické fakturace a účetnictví. Většinou jde o faktury vystavené přímo ve webové aplikaci. Ty pak podnikatelé nejčastěji posílají v PDF formátu jako přílohu e-mailu.

Riziko, že fakturu upraví druhá strana

To je ovšem ten lepší případ. „Řada živnostníků stále vystavuje faktury ručně a neváhá je včetně vloženého podpisu posílat v klasickém Wordu či Excelu, navíc bez zablokování možnosti dalších úprav. Už tím se vystavují riziku, že si jejich fakturaci druhá strana upraví ve svůj prospěch,” poukazuje na překvapivě častou chybu podnikatelů Ján Kriváň, produktový manažer služby iDoklad.

Větší či menší chyby se podle jeho zkušeností objevují zhruba u třetiny vydaných faktur vytvořených ručně. Může se jednat například o překlepy v číslech IČ, DIČ nebo třeba špatný výpočet DPH. Naproti tomu při použití chytré webové či mobilní fakturační aplikace se riziko chyby snižuje na minimum.

Jedna, dvě tři, tak to patří...

A to není jediné riziko, kterému se podnikatelé při fakturaci mohou nevědomě vystavit. Nepříjemnosti u finančního úřadu v horším případě doprovázené peněžní sankcí může způsobit už třeba chybějící pořádek v číslování faktur.

„Jednotlivé faktury musí plynule navazovat v číselné řadě, i když živnostník v jednom měsíci fakturuje pro více odběratelů. Můžete vést i několik řad najednou, důležitá je ale správná posloupnost. Pokud se v čísle spletete a faktura už je u odběratele, zkuste se domluvit na stornu a vystavte novou. Pokud ovšem na chybu přijdete až po delší době, budete muset vystavit opravný doklad, kterým chybu transparentně přiznáte. Může se stát i to, že vám odběratel za zboží či službu nezaplatí. V takovém případě určitě není vhodné neuhrazenou fakturu z účetnictví mazat,” radí Kriváň.

Kdo je kdo?

Při vystavování faktury lidé často chybují ve správném označení dodavatele a odběratele. OSVČ poskytující službu musí uvést jméno, adresu podnikání a IČO, pokud jej má přiděleno, u odběratele pak záleží na jeho právní subjektivitě. Chytré aplikace umějí aktuální údaje o obou stranách automaticky vytáhnout z Administrativního registru ekonomických subjektů (ARES), a opět tak snížit riziko omylu.

Předmět plnění – méně není více

Poměrně běžným nedostatkem vystavených faktur bývá nekonkrétní popis fakturované služby či zboží. „To ale může být problémem zejména pro odběratele, který se v případě auditu vystavuje podezření a postihu za to, že vyplatil peníze neoprávněně například za fiktivní službu. Předmět plnění by proto měl být popsán co nejkonkrétněji, nestačí například jen uvést marketingové služby. Ideální je, pokud dodavatel k faktuře přidá i přílohu například se skeny, výkazem hodin práce či fotodokumenetací,” vysvětluje Kriváň.

Pohlídejte si DPH a správné datum

Pokud je dodavatel plátcem DPH, musí na faktuře kromě data vystavení dokladu uvést také tzv. datum uskutečnění zdanitelného plnění. Tím se standardně rozumí skutečný termín dodání zboží nebo služby, i když z této definice existuje i řada zákonných výjimek. Podle zákona musí být faktura vystavena nejpozději do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat plnění.  

Zkontrolujte správnou adresu

Může to znít jako banalita, ale to, že vaše faktura dorazí tam, kam má, je prvním předpokladem k tomu, že dostanete za své služby či zboží zaplaceno včas. Potvrďte si s odběratelem přímo ve smlouvě, že fakturu můžete posílat elektronicky na konkrétní e-mailovou adresu. Podle zákona by měl i k tomuto běžnému postupu dát výslovný souhlas.

Papíry vás zavalit nemusí

Fyzické osoby – podnikatelé mají povinnost uchovávat vystavené faktury v závislosti na různých okolnostech až po dobu 10 let pro případ daňové kontroly. Jde o dlouhou dobu, po kterou musíte zálohovat účetní data na počítači či externím disku, myslet na jejich přenos při obměně hardwaru nebo archivovat vytištěné doklady v šanonech. Fakturační aplikace využívající cloudová úložiště vám tenhle problém vyřeší – každou vaši fakturu zazálohují automaticky.

KAM DÁL: Paradontóza je nebezpečnější než zubní kaz. Může znamenat i mrtvici nebo infarkt.